Dans un monde où les demandes professionnelles sont de plus en plus pressantes, il peut parfois être difficile de maintenir un bon niveau de productivité au travail. Cependant, en adoptant quelques bonnes pratiques, il est possible d’optimiser son temps et d’être plus efficace. Voici 10 conseils pour vous aider à être plus productif au travail :
Avoir une vue d’ensemble des missions de la journée
Les professionnels sont de plus en plus attendus pour être polyvalents dans leurs postes. Cela signifie que vous devrez gérer de nombreux projets et accomplir des tâches variées au cours d’une journée.
Pour y parvenir, vous devrez être discipliné et organisé. La to-do-list est un outil précieux pour avoir une vue d’ensemble de vos projets et tâches en cours.
Vous pouvez utiliser un agenda ou un bloc-notes pour écrire vos tâches ou utiliser des plateformes en ligne comme Trello ou Microsoft Teams.
N’oubliez pas de rayer les tâches que vous avez terminées pour voir votre liste diminuer et augmenter votre motivation.
Prioriser les tâches
Vous avez du mal à savoir par où commencer avec toutes les tâches à accomplir ?
L’ objectif ? Réaliser le maximum de tâche pendant la période que vous vous serez fixée. Ayez donc le réflexe lors de la création de votre to do list, de numérotez chacune des tâches par ordre d’importance.
Vous pouvez aussi associer vos activités quotidiennes aux objectifs de l’équipe ou de l’entreprise pour identifier les tâches prioritaires et comprendre comment votre travail soutient les objectifs globaux.
Si vous êtes à un poste à responsabilités avec une équipe à gérer, l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet peut être une bonne solution pour gérer les objectifs et les tâches de chacun des membres de l’équipe.
Cette transparence est cruciale pour une équipe efficace et peut également augmenter la motivation des employés. Cela permettra à votre équipe de mieux hiérarchiser ses tâches et de progresser ensemble. Les employés qui utilisent un outil collaboratif de gestion de projet sont plus susceptibles de comprendre comment leur travail individuel contribue aux objectifs de l’entreprise.
Commencer par le plus gros
Il est généralement reconnu que la productivité est plus élevée le matin. En effet, vous démarrez la journée, aucun élément n’est encore venu vous distraire et aucune tâche s’est ajoutée à votre to do list.
C’est donc le moment idéal pour maximiser votre productivité, et profiter de votre énergie matinale pour vous attaquer à la tâche la plus importante, qui vous demandera concentration et temps.
En agissant ainsi, vous pourrez être plus efficace et plus rapide qu’en fin de journée, où la fatigue et les distractions peuvent être plus présentes.
Une seule tâche à la fois
Vous avez du mal à gérer toutes les petites tâches qui prennent beaucoup de temps?
Pour être plus productif, concentrez-vous sur une tâche à la fois pour trouver votre rythme de travail. Le multitâche est en réalité un mythe car lorsque vous essayez de faire plusieurs choses à la fois, votre cerveau traite les informations plus lentement, ce qui peut nuire à la réussite de chacune des tâches.
Pour éviter la distraction et augmenter votre productivité, concentrez-vous sur une seule tâche à la fois. Assurez-vous d’avoir suffisamment de temps pour vous concentrer pleinement sur cette tâche, cela vous permettra d’atteindre un état d’hyper-concentration. Cet état vous permet de travailler plus rapidement, d’être plus créatif et de maintenir votre motivation au travail.
Apprendre à dire non
Nous sommes souvent confrontés à des choses superflues dans notre vie quotidienne, ce qui rend difficile de se concentrer sur l’essentiel. Cela peut entraîner une baisse de productivité et nous faire perdre de vue nos priorités.
Il est important de se rappeler ce qui est vraiment important pour nous et d’apprendre à dire non aux choses superflues, même si cela peut être difficile. Par exemple, si vous avez déjà 2 projets importants en cours, il est préférable de ne pas accepter un autre projet supplémentaire qui pourrait vous empêcher de terminer ces projets importants.
Apprendre à dire non de manière polie et respectueuse vous permettra de rester concentré sur vos objectifs et de maintenir votre productivité. Pour cela analyser simplement la situation et expliquer clairement les raisons de votre refus.
Se changer les idées
Afin d’être efficace dans votre travail, il est important de ne pas vous éparpiller et de vous concentrer sur une tâche à la fois.
Cependant, il est difficile pour le cerveau de rester, pendant de longues périodes, concentré sur une unique mission, surtout si celle-ci est chronophage ou complexe. Il est alors temps de faire une vraie pause pour maintenir votre efficacité.
Vous pouvez :
- Faire une petite marche
- Manger un encas pour reprendre des forces comme un fruit riche en glucose qui permettra à votre cerveau de reprendre des forces
- Lire 10 min
- Parler à un collègue autour d’un café
- Méditez
- …
Prendre des pauses est crucial pour améliorer votre productivité. En s’organisant avec des pauses prévues, vous pourrez mettre une barrière entre le temps de travail et celui des loisirs, ce qui vous aidera à résister aux tentations de naviguer sur internet pendant vos heures de travail 😉
Les pauses permettent également de recharger vos batteries, de sorte que vous pourrez reprendre le travail avec de nouvelles idées et de l’énergie.
Organisez votre espace de travail
L’environnement de travail a aussi une grande influence sur la motivation et la productivité de chacun.
Cela peut inclure de ranger votre espace de travail pour éviter les distractions, de personnaliser votre bureau avec des éléments qui vous font vous sentir bien, et de gérer les distractions sonores en utilisant des écouteurs pour écouter de la musique ou en choisissant un espace de travail calme. Les personnes travaillant à domicile devraient également créer un espace dédié au travail qui les aide à se concentrer.
Apprendre à gérer son temps
Les journées de travail, généralement 7 à 8h par jour, laissent parfois peu de temps pour effectuer toutes les tâches que l’on souhaiterait.
La clé ? Apprendre à gérer efficacement son temps. Pour cela plusieurs techniques de gestion du temps existent et sont reconnues pour leur efficacité. On vous en présente quelques unes :
- La technique Pomodoro : Elle consiste à alterner temps de travail (25 min) et temps de pause (5min). Lors de ces 5 minutes de pause, il est conseillé de bouger de son espace de travail, aller prendre un café, discuter avec un collègue… Répétez 4 fois cette démarche et seulement au bout de votre quatrième session de travail, autorisez-vous une pause plus longue de 20 min, etc.
- La méthode GTD “getting Things Done ou Faire avancer les choses” est une méthode proposée par David Allen qui consiste à noter toutes les tâches à accomplir, les diviser en tâches simples si nécessaire et les regrouper en un seul endroit pour les prioriser et les accomplir;
- La méthode “Avaler le crapaud” qui signifie qu’il faut s’occuper des tâches les plus complexes en priorité. Vous pourrez ensuite vous attaquer à des tâches plus petites et de manière sereine.
Limiter les notifications
Vous arrive-t-il d’être distrait par vos notifications ? emails, messagerie… de petites choses qui, une fois accumulées, nous empêchent de rester concentrés sur la tâche que l’on réalise.
Un conseil : couper les notifications inutiles. Il n’est pas nécessaire de consulter les réseaux sociaux ou les mails à chaque notification reçue. Il est préférable de les consulter à des moments définis, comme 3 fois par jour par exemple.
Le mode “ne pas déranger” est aussi une bonne solution. Elle permet à votre équipe de savoir que vous êtes occupé pour le moment, cela permettra à vos collègues d’en être informé et de ne pas vous déranger pendant votre temps de travail important.
Ne pas négliger sa vie personnelle
Pour être plus productif et motivé au travail, il est important de trouver des activités extérieures qui vous permettent de vous détendre et de changer d’air.
Adopter une bonne hygiène de vie, comme avoir une bonne qualité de sommeil, peut aider à arriver au bureau avec un état d’esprit positif. En étant organisé et discipliné, vous pouvez augmenter votre productivité en prenant de nouvelles habitudes
N’oubliez pas que la satisfaction de votre travail peut avoir un impact sur votre bonheur professionnel.
Et vous, avez-vous d’autres astuces pour être plus productif au travail ?
